Los riesgos de la cultura Power Point

Los riesgos de la cultura Power Point

Publicado el 10 de septiembre de 2013 en Nuestro análisis

Eduardo L. D’Alessio, Presidente D’Alessio IROL

La enseñanza de los transbordadores para las empresas

La NASA aporta una lección para los hombres de negocios sobre los riesgos de la cultura del Power Point, donde se maneja gran volumen de información, pero con poca profundidad.

 El Columbia

En enero de 2003 el transbordador Columbia iniciaba una misión de rutina.  Al momento del despegue, 760 gramos de espuma se desprendieron y golpearon el filo de su ala izquierda. Doce días después de reintegrado a la atmosfera, el transbordador se desintegró.  Pero, ¿cómo pudo suceder esto?

Durante el trabajo previo al despegue, los técnicos abocados al proyecto realizaron un análisis y plasmaron sus conclusiones en una presentación realizada en el programa Power Point. Del mismo se desprendía que el riesgo de accidentes durante el lanzamiento era bajo y se desechó la posibilidad de verificar  daños a través de un satélite espía.  El resultado: el desastre.

Tras el incidente se formó una comisión investigadora denominada Columbia Accident Investigation Bold (CAIB) que analizó, entre otras cosas, el Power Point usado como base para las decisiones.

Sus conclusiones han sido muy bien analizadas por Edward Tufte, especialista en estadística y diseño de información e interfaces. Y también, un vehemente detractor de las presentaciones en Power Point,  por las limitaciones de su formato que –según él- tiene más de estético que de científico.

El informe final de la CAIB es lapidario. La conclusión es que la cultura del Power Point imperante en la NASA llevó a:

·         Consignar información  fragmentaria

·         No profundizar aspectos  fundamentales

·         Confundir términos cotidianos con científicos (significant)

·         Contradicciones entre títulos y 6 niveles de sub puntos

·         Utilizar deficiente notación científica por las limitaciones del mismo software.

Del análisis del Power Point empleado palabra por palabra se infiere que prácticamente todas sus afirmaciones podrían tener más de una lectura y muchas ellas inducían  a conclusiones que aparentemente correspondían a la sucesión de afirmaciones anteriores, pero que en realidad implicaban más una corazonada o conclusión intuitiva que una concatenación de hechos científicos.

La conclusión y recomendación de la CAIB es que el Power Point no es apropiado para presentaciones técnicas y científicas y recomienda emplear informes tipo Word con cuadros, gráficos, textos y notaciones científicas adecuadas.

Las consecuencias del uso erróneo de este software es que se tomaron decisiones que culminaron con la pérdida de siete vidas humanas y 450 millones de dólares.

 

La cultura del Power Point

Con esta base, y siguiendo el análisis de  Tufte,  se abre la reflexión sobre la cultura del Power Point. La misma no se encuentra sólo en la notación, los gráficos y los colores, sino en la costumbre que  se ha generalizado en las empresas de ver mucha información, pero en forma superficial. El poder que posee quien elabora el Power Point  va más allá de lo que  seguramente imaginaron los constructores de la moderna cultura de la organización.

El avance del Power Point ha arrollado a su paso la antigua tradición de elaborar informes en los que los especialistas de cada área podían  profundizar, analizar y sobre todo establecer su espíritu crítico respecto a las consecuencias de cada uno de los hechos objetivos que los informes contenían.

Es cierto que para llegar a una conclusión es necesario contar con todos los hechos, sopesarlos, meditar las relaciones causa-consecuencia y obtener una conclusión de lógica formal. Es en la elaboración de estas conclusiones que se logran los elementos para la adecuada toma de decisiones.

El análisis tradicional requiere profundidad, soledad y reflexión. Cada profesional analiza los aspectos pertinentes a su área y una reunión entre pares lleva a la interacción lógica para obtener conclusiones adecuadas.

Esta tradición ha sido reemplazada por la cultura del Power Point, en la que la totalidad de información pre digerida, sintetizada y en atractiva presentación es presentada de forma simultánea a un conjunto de individuos dentro de la organización. Allí,  los hechos se mezclan con sus consecuencias aparentes y las conclusiones obvias. En general, lo que hace la audiencia es atender a la lógica aparente de dicha concatenación y concluir en las decisiones normalmente que surgen en forma explícita e implícita, pero siempre en forma obvia. Esta técnica es justamente lo que llevó al desastre del transbordador Columbia.

 

Para reflexionar

La pregunta obvia es si las decisiones tomadas en las empresas a través de las presentaciones, muchas veces multitudinarias realizadas en Power Point, muchas veces elaboradas como síntesis de distintas vertientes, conduce a determinaciones lógicas y optimas para la organización, o  si nos acercan al destino fatal de aquellos desdichados tripulantes cuando regresaban a la atmosfera. Tal vez, la cultura de reuniones entre múltiples áreas con información necesariamente superficial merezca ser revisada.

Como reflexión final, en los últimos años se ha venido observando fehacientemente una pérdida de atención. Es lo que denomino: el peligro P+B (Power Point+Blackberry). Si adicionalmente a las limitaciones de la técnica antes mencionada se le suma que varios de los presentes en las reuniones alternativamente, en lapsos significativos, alternan la visión sobre la exposición principal  con el análisis de los datos recibidos en sus Blackberrys y en muchos casos con furtivas respuestas a los mensajes recibidos, el resultado es un cocktail que para las organizaciones puede ser letal.